نخستین گام برای رسیدن به سازمان سرآمد




نخستین گام برای رسیدن به سازمان سرآمد

سرآمد شدن یک سازمان، فرایند پیوسته ایست که با برنامه ریزی و هدفگذاری آغاز می شود و در طول مسیر با ارزیابی های مداوم و استفاده از اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارساییها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می شود.
    نقطه شروع هر تغییر و بهبودی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیدا کردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می شود. در این مقاله به طور خلاصه عارضه یابی بر اساس الگوی اروپایی EFQM که به عنوان نقطه آغازی برای ورود به جاده رشد و سرآمدی است، مورد بحث قرار گرفته است.
    
    در بسیاری از مباحث مدیریتی، سازمان به بدن انسان تشبیه می شود. چرا که سازمان نیز یک موجود پویا وزنده است. همانطوری که پیش نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام
    آزمایش های کاملی از وضعیت بدن انسان است و هر چه دقت این آزمایش ها بیشتر و دقیق تر باشد بهبودها و فرایند درمان موثرتر خواهد بود، در مورد ایجاد اصلاحات وحرکت به سوی رشد و پیشرفت سازمان نیز انجام فرایند عارضه یابی همین حکم را دارد و با انجام این فرایند سعی در یافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر تعالی باشند.
    باید بدانیم که مسیر رشد و سرآمدی یک سازمان، ساده‌، بی دردسر و کم هزینه نیست. در تعاریف، سازمانی متعالی خوانده می شود که در هر دو زمینه عملکرد و نتایج به شکل قابل اثباتی سرآمد باشد. در طی سالیان گذشته چند مدل مختلف برای سرآمدی و تعالی سازمان در سطح ملی و بین المللی مطرح شده است که از مهمترین آنها می توان به الگوی »مالکوم بالدریج« در آمریکا و مدل »EFQM« در اروپا اشاره کرد. این مدلها برای برنامه ریزی، حرکت به سمت سرآمدی و ارزیابی سرآمدی، در بیشتر شرکتها و سازمانهای دنیا مورد پذیرش و استفاده قرار گرفته است. بدیهی است سازمانهایی که از تعالی فاصله زیادی داشته و زیر ساخت لازم را برای تعالی ندارند، نمی توانند از این مدلهای تعالی استفاده کنند و لازم است ابتدا با انجام فرایند عارضه یابی سازمانی به مشکلات و امراض سازمان پی برده و سپس با تعریف پروژه های بهبود، گام اول را برای آماده سازی خود در مسیر تعالی بردارند.
    عارضه یابی سازمانی به عنوان یکی از ابزارهای مفید و اولیه برای سازمان هایی که به تعالی می اندیشند و سعی دارند در این راه قدم بگذارند حائز اهمیت فراوان است.
    در ایران چند سالی است که بحث تعالی سازمان شامل معرفی مدلها و الگوهای بین المللی و ملی تعالی و سرآمدی، انتخاب سازمانهای متعالی مانند جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی و جایزه ملی کیفیت (INQA) مطرح شده است. این اقدامات ضمن ایجاد فضای رقابتی، موجب آشنایی سازمانها و موسسات با ویژگیها و مشخصات یک سازمان متعالی شده است.
    
    عارضه یابی در ایران
    فرایند عارضه یابی سالهاست که به اشکال گوناگون و با همکاری مشاورین مدیریت انجام می شود اما دو سال است که شرکت نوسازی صنایع ایران وابسته به سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران با الهام از الگوی اروپایی EFQM به طور رسمی اجرای گسترده این طرح را در سازمانهای متقاضی شروع کرده و این کار را در دو سطح »عارضه یابی سریع« و »عارضه یابی تفضیلی« انجام می دهد.
    در ادامه این بحث به ارائه خلاصه ای از روش انجام عارضه یابی و همچنین برخی از پرسشهای اساسی طرح شده در اجرای این مدل می پردازیم.
    
    تعاریف
    سازمان متعالی، به سازمانی گفته می شود که کیفیت خروجی های آن مورد رضایت مشتریان، مصرف کنندگان، کارکنان، سهامداران، تامین کنندگان و جامعه قرار داشته باشد.
    مساله، تفاوت بین آنچه هست یا خواهد بود و آنچه که باید باشد یا می تواند باشد.
    نشانه، عبارت از پدیده قابل مشاهده ای است که ناشی از وجود یک مساله بوده و همراه با آن است.
    علت، عبارتست از یک دلیل ثابت شده در مورد مساله.
    راهکار، تغییری که می تواند مساله را با موفقیت حذف یا خنثی کند.
    مراحل انجام عارضه یابی به طور کلی به شرح زیر است:
    
    - طرح موضوع و بیان مسئله یا مسایل سازمان
    - کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه عارضه یابی
    - انتخاب مشاورین با تجربه که فعالیتهای قبلی آنها در صنعت مربوطه باشد
    - تشکیل تیم عارضه یابی به منظور ایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
    - انجام آموزشهای اولیه، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضا
    - تهیه برنامه و انجام عارضه یابی (علت یابی)
    - ارائه راهکارهای بهبود
    - تدوین و ارایه گزارش

    
    عارضه یابی سریع و سطحی
    در این نوع عارضه یابی اطلاعات کلی سازمان از راههای مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های
    بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود. سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخصهای مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد.
    در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار
    می گیرد. در این مرحله در مورد ضرورت انجام بررسی دقیق تر و عمیق تر نیز تصمیم گیری
     می شود.
    
    عارضه یابی دقیق و تفضیلی
    این نوع ارزیابی شامل7 مرحله است که پس از تصویب پروژه عارضه یابی انجام می شود. مراحل مختلف این فرایند به ترتیب زیر است:
    - بررسی ماموریت، چشم انداز، اهداف و استراتژی های سازمان
    - بررسی ساختار، سیستم های اطلاعاتی، فرایندها و نتایج آن در حوزه های9 گانه داخل سازمان و همچنین قلمرو کاری آن . نمونه پرسشهای اساسی مربوط به این مرحله که در ادامه مقاله آورده شده است به طور معمول عملکرد یک شرکت را در یک دوره یکساله مورد بررسی قرار می دهد اما به منظور ارزیابی دقیق می توان یک دوره3 یا5 ساله را بطور متوالی مورد بررسی قرار داد.
    - تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی ونتیجه گیری
    - تعیین نقاط قوت و ضعف
    - اولویت بندی مشکلات
    - تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارایه راهکارهای بهبود
    - تدوین گزارش
    
    پرسش های اساسی
    در مراحل مختلف بررسی سازمان (مطابق شکل1) که با بررسی نتایج عملکرد و همچنین حوزه های مختلف سازمان انجام می شود برای بیش از300 سئوال از پیش تعیین شده پاسخ تهیه می شود. پرسشهای زیر تنها بخشی از سئوالات اساسی در حوزه های9 گانه نتایج عملکرد است.
    
    اثربخشی (انجام کارهای درست)
    بررسی درصد تحقق اهداف از پیش تعیین شده برای ارزیابی اثربخشی
    1- آیا فعالیتهای شرکت در راستای تحقق اهداف صورت گرفته است؟
    2- آیا اهداف شرکت در زمان مقرر محقق شده اند؟
    3- آیا فعالیت های غیر ضروری در شرکت در طی دوره های زمانی گذشته شناخته شده و حذف و اصلاح شده اند؟
    4- آیا موانع و مشکلات مهم قابل توجه فراروی شرکت برای تحقق اهداف آن، شناخته و حل شده اند؟
    
    کارآیی (انجام درست کارها)
    مقایسه میزان منابع مصرف شده با میزان پیش بینی شده (استاندارد) برای تولید
    1- آیا روند هزینه ها برای انجام فعالیتها نشان دهنده صرفه جویی در استفاده از منابع شرکت است؟
    2- آیا روند هزینه های غیرضروری در شرکت کاهشی بوده است؟
    3- آیا سرعت انجام فعالیتها روند افزایشی داشته است؟
    4- آیا روشهای انجام فعالیتها با هدف کاهش منابع مصرفی ولی با حفظ کیفیت مورد انتظار بهبود و اصلاح شده است؟
    
    بهره وری (انجام درست کارهای درست)
    اندازه گیری میزان توان سیستم در متناسب سازی معقول، منطقی و اقتصادی داده ها با ستانده ها که نتیجه دو مولفه اثربخشی و کارایی است
    1- روند مقدار منابع قابل مصرف استاندار نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
    2- روند مقدار ستانده واقعی نسبت به ستانده قابل تولید (بالقوه) چگونه است؟
    3- روند مقدار محصولات واقعی تولید شده نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
    
    نوآوری
    اندازه گیری میزان تطابق محصولات تولیدی در قبال تغییرات تقاضا و نیازهای جدید مشتریان با هدف توسعه و افزایش سهم بازار
    1- چه تعداد محصول جدید مبتنی بر نیازهای جدید بازار و مشتریان تولید شده است؟
    2- کدامیک از محصولات قدیمی که تقاضا برای آن به شدت کاهش یافته است و ارزش افزوده کمی دارد از فهرست تولیدات حذف
    شده اند؟
    3- چه تعداد طرح تحقیق و توسعه محصولات در دوره زمانی خاص (مثلاً‌ یکسال) در شرکت انجام شده است؟
    4- وضعیت شرکت در مقایسه با رقبا از نظر تنوع محصولات چگونه است؟
    
    قابلیت انعطاف
    بررسی عملکرد شرکت در رابطه با تغییراتِ ضروری محیطی
    1- شرکت چند نوع محصول جدید علاوه بر محصولات قبلی می تواند تولید کند؟
    2- چه روشهای جدیدی برای هماهنگی بیشتر با تغییر و تحولات بازار در شرکت مورد نظر بکار گرفته شده است؟
    3- چه تغییراتی در تکنولوژی تولید برای به روز کردن آنها صورت پذیرفته است؟
    4- توانایی تولید شرکت از نظر مقدار چه تغییری کرده است؟
    5- ترکیب محصولات و خدمات شرکت تا چه اندازه تغییر کرده است؟
    
    کیفیت زندگی کاری شرکت
    ارزیابی عملکرد هر شرکت در ایجاد رضایت کاری کارکنان (ایمنی، محیط مناسب، امنیت شغلی و ایجاد عوامل انگیزشی)
    1- شرکت تا چه اندازه به پرورش استعداد کارکنان خود توجه کرده است؟
    2- شرکت تا چه اندازه به توسعه مهارت کارکنان خود توجه کرده است؟
    3- شرکت تا چه اندازه به برقراری ایمنی در محیط کار توجه کرده است؟
    4- برای افزایش رضایت شغلی کارکنان در شرکت چه کارهایی انجام شده است؟
    
    سودآوری
    توانمندی سازمان در ایجاد سود با استفاده از منابع و سرمایه سازمان
    1- درآمدهای سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد درآمدها چیست؟
    2- هزینه های سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد هزینه ها چیست؟
    3- روند سودآوری سازمان چگونه است؟
    
    کیفیت
    بررسی عملکرد سازمان در تولید محصول مورد نیاز مشتری در پنج مرحله برای کسب اطمینان از کیفیت محصول ارزیابی می شود. شاملِ کنترل کیفیت سیستم های بالادست، کنترل کیفیت منابع و داده ها، کنترل کیفیت سیستمهای سازمانی (فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان)، کنترل کیفیت ستانده ها (کالا یا خدمات) و ارتباط با مشتریان، مصرف کنندگان و نظر آنان.
    1- روند کیفیت مواد و قطعات تامین شده چگونه بوده است؟
    2- روند درصد کالاهای برگشتی چقدر بوده است؟
    3- روند شکایت مشتریان به دلیل عدم رضایت از کیفیت محصولات و خدمات چگونه بوده است؟
    4- بهبود کیفیت در کدامیک از محصولات به وجود آمده است؟
    5- آیا سیستم ها و رویه های اجرایی مناسب برای تضمین کیفیت توسعه یافته اند؟
    
    مسئولیت اجتماعی
    بررسی عملکرد سازمان در رابطه با مسایل زیست محیطی، اجتماعی و اقتصادی محیطی که در آن فعالیت می کنند.
    1- برای کاهش آثار زیان آور فعالیتهای سازمان بر محیط زیست چه کارهایی انجام شده است؟
    2- برای حفظ محیط زیست، چه استانداردهایی رعایت شده است؟
    3- برای اشتغال بیشتر افراد جامعه و جلوگیری از بیکار شدن کارکنان چه فعالیتهایی انجام شده است؟
    4- روند افزایش قیمت برای مشتریان چگونه بوده است؟
    5- آیا سازمان بدلیل عملکرد بهتر و بهره وری بیشتر، قیمت تمام شده محصولات را کاهش داده و مقداری از این کاهش نصیب مشتریان و افراد جامعه شده است؟
    6- آیا سازمان، مالیات و عوارض خود را به موقع پرداخت کرده است؟
    با نگاهی به طرح عارضه یابی سازمان شرکت نوسازی صنایع ایران
    علی میرشفیعی

منبع : http://www.naftepars.ir/official/2961/view.asp?ID=306781

/ 1 نظر / 49 بازدید
جوانبخت

باسلام تشكر از مطالب زيباي موجود در وبلاك با توجه به تغيير ويرايش مدل تعالي سازماني به 2010 مفاهيم بنيادين، معيارها، زير معيارها و نكات راهنماي آن را در صفحه وب به روز نماييد. موفق باشيد.